Garantir a eficiência do processo de gestão de compras nem sempre é tarefa fácil. Muitas vezes é necessário adotar uma série de estratégias para facilitar a negociação e a aquisição de itens com maior custo-benefício para a empresa.

Para entender a importância desse processo, basta dizer que boas negociações podem trazer aumento de lucro e uma vantagem competitiva frente aos concorrentes da empresa. Porém, se essa atividade não for realizada com agilidade e eficácia, podem haver alguns problemas que comprometem o negócio e podem até gerar prejuízos.

Reunimos algumas dicas para ajudar você a realizar uma gestão de compras e suprimentos mais eficaz. Continue acompanhando o texto!

Qual a importância da gestão de compras e suprimentos para sua empresa?

Realizar negociações e adquirir itens de qualidade com preço justo, ou seja, com um excelente custo benefício, é o cotidiano do profissional do setor de compras. Além de garantir o melhor preço, esse profissional precisa estar atento às necessidades da empresa, assegurando que os materiais essenciais para o desenvolvimento de uma atividade estejam disponíveis quando necessário.

Esse trabalho é fundamental para o fluxo de atividades de qualquer negócio, pois está diretamente ligado aos custos da empresa em relação aos seus produtos ou serviços. Um processo bem-feito é capaz de proporcionar um diferencial competitivo importante para alcançar metas e conquistar excelentes resultados.

Dicas para uma gestão de compras mais eficaz

Mas afinal, como fazer uma boa gestão dos suprimentos da empresa? Alcançar o equilíbrio entre custo e demanda, integrando os setores envolvidos ao processo é um grande desafio. Há uma série de orientações e dicas que podem ser úteis, mas separamos cinco delas para que você possa pôr agora mesmo em prática!

1. Mantenha um bom relacionamento com os setores

Para conseguir alcançar bons resultados, é preciso sempre contar com o apoio e as informações de outras pessoas da empresa, a fim de entender quais são as suas necessidades, exigências e como é a demanda pelo item a ser adquirido. Assertividade é uma característica fundamental para o trabalho de compras, por isso, busque manter um bom relacionamento com todas as pessoas, mantendo-se sempre disponível para ouvir com atenção as solicitações que chegam até você. Isso pode evitar problemas de comunicação e interpretação sobre as demandas. 

2. Programe as suas compras

Muitas vezes, fazer compras programadas pode ajudar a conquistar um valor total mais interessante para a empresa. Quando comprados em maiores quantidades, por exemplo, alguns itens ficam com o preço mais baixo, contribuindo para a economia da empresa.

3. Padronize os nomes e descrições de cada tipo de item

Para as empresas que trabalham com sistemas de gestão de compras, ou seja, têm como apoio um software ou sistema que as auxilia no dia a dia, uma dica importante! Faça a padronização dos itens com descrições e códigos para a identificação de cada um. Dessa forma será mais fácil consultar o estoque e ver se será preciso planejar nova compra, além de evitar possíveis falhas no processo.

4. Tenha uma reserva 

Já ouviu a frase “O seguro morreu de velho”? Pois é! Esse ditado antigo representa um pouco o que vou reforçar aqui como uma dica importante. Para suprimentos com alta rotatividade, busque sempre se prevenir de situações em que pode ocorrer a falta de itens em estoque. Um bom exemplo são os suprimentos de impressão. A depender do tipo de negócio, a quantidade de impressões realizadas diariamente pode sofrer quedas ou aumentos repentinos. Tenha sempre uma reserva no seu estoque e não passe por apuros!

5. Escolha fornecedores de qualidade

Mais do que fornecedores, cultive parceiros estratégicos de negócio. Pessoas que possam contribuir com a sua empresa de forma ética e comprometida, oferecendo produtos ou serviços de alta qualidade e com valores justos. Cumprir prazos, ter flexibilidade na entrega e contar com boa reputação no mercado também são características importantes na hora de optar por um fornecedor. Pesquise e comprove 😉

Erros que podem comprometer a sua gestão

Sem um bom planejamento, muitos erros podem ocorrer durante o processo de compras. Infelizmente algumas empresas ainda não consideram a atividade como estratégica para a empresa, deixando os processos suscetíveis a falhas. Confira alguns deles e faça de tudo para evitar!

Não acompanhar o estoque de forma periódica

Realizar checagens periódicas no estoque pode fazer toda a diferença na gestão, evitando problemas como a divergência entre o número de itens que aparece no sistema de compras e o número real em estoque. Sem um controle cuidadoso e preventivo, há o risco de “furos” no estoque, o que pode comprometer o andamento das atividades.

Não mensurar resultados

Sem acompanhar indicadores de desempenho fica difícil conseguir avaliar a eficiência da gestão de compras e suprimentos. Indicadores de desempenho (Key Performance Indicators – KPI) podem ser utilizados para identificar pontos fortes do setor e indicar possibilidades de melhoria, aumentando a produtividade, ajudando na priorização de demandas e promovendo mais integração entre os principais setores envolvidos.

Não ter um retorno eficiente de aprovações

Os processos de compras normalmente precisam da aprovação de um líder ou superior que possa fazer a liberação dos pedidos. Nessas empresas, os processos costumam ser mais burocráticos e longos, o que acaba atrapalhando o trabalho realizado pelo setor. Da mesma forma, existem empresas sem um fluxo adequado para o processo, nem critérios para a escolha de item ou fornecedor. Nos dois casos, o profissional responsável precisa “correr atrás” dessas aprovações para manter a gestão em dia. É preciso ter equilíbrio entre um fluxo altamente estruturado e outro sem organização ou estrutura. Para isso, buscar metodologias ágeis para implementação ou mesmo contratar um sistema de gestão pode fazer a diferença.

Fazer a gestão de compras e suprimentos da empresa pode ser um grande desafio! Mas com as dicas certas e a colaboração de fornecedores competentes e com grande experiência no mercado, o seu planejamento pode trazer resultados positivos todos os meses. A Ferrari Suprimentos conta com itens de qualidade e um atendimento diferenciado, com profissionais experientes, que poderão orientá-lo e realizar as melhores negociações. Entre em contato e faça um orçamento!