Uma empresa com grande rotatividade de colaboradores, em que o RH precisa manusear os contratos de trabalho com muita frequência pode se beneficiar muito de um sistema de gestão de documentos.
Pensa rápido: o que todas as empresas têm em comum?
E a resposta é que, independente do tamanho, ou do ramo, inevitavelmente todas têm que lidar com recibos, holerites, contratos, contas e muita burocracia. E para não se afogar nesse mar de burocracia, a organização é essencial.
Para facilitar a rotina, esses documentos devem estar visíveis, digital ou fisicamente. Assim, o departamento não tem que fazer longas buscas para ter o documento em mãos.
Dessa forma, os funcionários conseguem dedicar seu tempo às tarefas realmente relevantes, sem perder horas procurando informações difíceis de encontrar.
É aí que entra a gestão de documentos. Ter um processo bem definido evita que sua empresa fique à mercê de prejuízos financeiros e riscos jurídicos.
Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros.
Organizar e proteger as informações da empresa e dos clientes é essencial para quem pretende crescer. Um sistema de gestão de documentos pode ajudar nessas e em outras questões. Ele limita o acesso dos usuários às informações, tem funcionalidades para proteger os dados e facilita a busca de documentos.
E como funciona?
Do pagamento de fornecedores aos demonstrativos financeiros, o sistema facilita o controle de todas as informações da empresa e é capaz de armazenar e disponibilizar esses dados de maneira simples e eficaz para todos os envolvidos no processo.
Além disso, o sistema de gestão de documentos também disponibiliza um mecanismo de pesquisa para permitir o acesso rápido aos arquivos.
Muitas informações ainda chegam por e-mail, que depois tem os dados direcionados para uma planilha. Isso demanda muito tempo das pessoas envolvidas e gera dúvidas na exatidão do material, pois se o colaborador se esquecer de verificar um e-mail, ele poderá alterar por completo a informação.
Com um bom software de gestão de documentos, todas as informações são lançadas na ferramenta, que faz a integração de todos os dados relacionados a um determinado cliente.
Dessa forma, é possível evitar erros na contabilização de pagamentos, lançamentos de notas ou cálculo de tributos.
A tecnologia ainda facilita o acesso às informações, já que o funcionário não precisa buscar documentos em papel. Os materiais ganham uma versão digital para facilitar o controle e as consultas.
As principais funções de um software de gestão de documentos são
- funciona para vários tipos de arquivos e documentos, como e-mails, PDFs e planilhas;
- acompanha edições;
- monitora quem visualiza os documentos;
- permite o compartilhamento e o acesso por dispositivos móveis.
Chega de desorganização!
Se as informações da empresa estão sem controle, está na hora de colocar ordem na casa e avaliar a aquisição de um software de gestão de documentos.
Entre as vantagens de usar um software de gerenciamento de documentos, estão:
- Segurança dos dados
Manter os arquivos em pastas cheias de folhas de papel é arriscado. Os documentos ficam expostos às condições climáticas, poeira e umidade, o que pode provocar a perda total dos materiais.
Mas um sistema que opera na nuvem, oferece medidas robustas para garantir a segurança dos arquivos. Os backups diários fazem cópias atualizadas das informações, enquanto a criptografia protege os dados contra qualquer invasão de hackers.
Os softwares de gestão de documentos ainda podem estabelecer diferentes níveis de acesso aos usuários, conforme as atividades desenvolvidas.
Assim, você consegue controlar quem visualizou determinado arquivo ou alterou alguma informação. Isso dá mais credibilidade para os dados e segurança para as operações.
- Compartilhamento de informações
Muitas soluções permitem a troca de informações entre os profissionais, por meio do compartilhamento de arquivos (desde que liberados para essa função). Desta forma, a empresa consegue reduzir o tráfego nos e-mails e manter a equipe focada nas atividades que são importantes.
Os arquivos disponibilizados digitalmente ainda permitem que os colaboradores trabalhem em conjunto e ao mesmo tempo. Afinal, um bom software deve possibilitar que o funcionário tenha sempre a versão mais atual do documento, o que torna desnecessário imprimir os materiais e fazer múltiplas revisões.
- Organização e maior capacidade de armazenamento
É muito difícil manter os documentos organizados, se a companhia utilizar apenas o e-mail e as planilhas para gerenciar as informações.
Isso demanda muito tempo da equipe, o que impede que os profissionais exerçam atividades gerenciais e de controle.
O armazenamento em nuvem auxilia a organização dos documentos e a pesquisa deles utilizando palavras específicas de busca.
Além do mais, a conversão dos documentos em papel para o meio digital ajuda a empresa a economizar muito espaço físico.
- Eficiência e agilidade
Um bom sistema de gestão de documentos dá mais agilidade aos trabalhos da equipe, pois torna a busca de informações rápida e eficiente.
Isso evita pilhas de arquivos sob as mesas, basta acessar o software e pesquisar os documentos necessários.
- Redução dos erros
A organização e agilidade proporcionadas pela ferramenta ajuda a sua empresa a diminuir os erros na apuração de impostos, nas análises financeiras e de mercado.
A essa altura, você provavelmente já percebeu que um software de gestão de documentos pode ser a solução que faltava para o crescimento da sua empresa. Acredite, ele poderá revolucionar o modo que a sua equipe trabalha e levar muito mais eficiência para a dinâmica da companhia.
